Kanban: как выполнять задачи точно в срок

Что такое методология kanban и как она позволяет выполнять задачи в поставленные сроки?

В условиях постоянной многозадачности и и большого количества заказчиков у любой системы рано или поздно случается перегруз. Сроки начинают срываться, ожидания не оправдываются, а система превращается в хаос. Сегодня я предлагаю познакомиться с такой методологией, как kanban. Данный подход обещает эффективно распределить ресурсы и решить все наши проблемы. Проверим.

Минутка истории kanban

Основа идеи kaban была придумана компанией Toyoyta Motors. Производитель автомобилей нес большие потери из-за неправильного распределения запасов и мощностей на производственной линии. Часть этапов производства могла простаивать, а часть была перегружена.

В 1959 году была предложена система управления производством, которая позволяла уравновесить все участки линии. Основной принцип заключался в том, что на каждом этапе рабочие вывешивали карточки с необходимым количеством деталей, которые передавались дальше по линии. Каждый следующий по производственной линии работник, брал себе именно столько деталей от предыдущего, сколько положено ему в карточке.

Таким образом у каждой детали была карточка, а излишков просто не могло быть. В итоге запасы не росли на участках, а каждый следующий рабочий получал ровно то количество деталей, которое ему было необходимо.

Давайте сформулируем что же такое kanban и перенесем его на разработку интернет продуктов.

Kanban это

Kanban, это система управления бережливыми производством (перевод с японского: «сигнал»/«карточка»), которая использует информационные карточки для передачи заказа на всех этапах изготовления. Простыми словами, мы отслеживаем весь путь продукта, от идеи до выхода “на полку магазина”.

Выше изображена kanban доска. Это основной инструмент отображения статуса по задачам. Главный принцип: мы видим на каком этапе производственного процесса находится та или иная задача. Плюс, отслеживается время на всех участках, то есть всегда можно обнаружить “узкие места” в системе и поработать с ними.

Количество столбцов вы определяете сами исходя из особенностей своего проекта. Важно, чтобы это были основные этапы, которые проходит ваш продукт. Пример выше, это плюс-минус основные этапы, которые проходит интернет продукт.

Применение методологии весьма широкое. Kanban используют для реализации проектов, управления службой продаж, производственных линий, it-разработки и даже для организации собственной жизни.

–

Простите, что прерываю чтение. Присоединяйтесь к моему telegram канал. Свежие анонсы статей, развитие digital продуктов и growth hack, там все. Жду вас! Продолжаем…

–

Принципы kanban

Визуальное отображение задач. Все задачи должны быть представлены в виде карточек и отражены на доске. Очень важно обновлять статус задач. Например, если разработчики подготовили код и передали в тестирование, то карточка с задачей должна перейти в соответствующий столбец. Таким образом, любой участник команды в любой момент времени может посмотреть на каком этапе находится задача.
Ограничение по столбцам WIP (work in progress или работу, выполняемую одновременно) на каждом этапе производства. Чтобы система рано или поздно не “захлебнулась” от потока задач, необходимо устанавливать ограничения. К примеру, на kanban доске выше в столбце Analisis (аналитика) у нас работают 2 человека и они могут обрабатывать не более 2 задач, нет смысла нагружать их больше, так как последующие этапы системы будут простаивать. Ограничение по столбцам подбираются опытным путем.
Фокус на невыполненных задачах. Смотря на доску с задачами в первую очередь уделяйте внимание тем задачам, которые “подвисают” в том или ином столбце. Если у вас какой-то из этапов занимает больше всего времени, то попробуйте перераспределить ресурсы или же добавить людей, если есть такая возможность.
Постоянное улучшение. Как только вы уравновесите нагрузку в системе, вам будет проще наблюдать за всем процессом в целом. Измеряйте время цикла (сколько задача висит в отдельном столбце, а сколько от момента попадания в To do, до релиза Done). Меняйте нагрузки в системе и сокращайте время на прохождение всех стадий.
Уделяйте внимание мелочам. К примеру, если код, который пишут разработчики периодически не проходит тестирование и возвращается на доработку, то возможно, есть варианты улучшить качество разработки, чтобы в тест попадал более качественный продукт?

Подход kanban может показаться идеалистичным, но уверяю вас его принципы приносят результаты. В первую очередь необходимо адаптировать методологию под свою ситуацию, а после шлифовать систему.

Инструменты kanban

Или где вести kanban доску.

Jira
Kanbantool
Trello
Excel таблицы
Доска со стикерами
Еще фантазия…

На самом деле вариантов масса, можно погуглить и набраться вдохновения. Главное, чтобы у вас была эта доска и все участники процесса могли видеть, что происходит с задачами в данный момент.

Примеры kanban досок

Вот доска, которая висит на стене, где каждая задача отражена на стикерах.

Или же это может быть облачный сервис, типа Trello.

Есть ряд мнений по-поводу того, какие же инструменты и варианты использовать в работе, но это по-большей части вкусовщина. Просто попробуйте разные решения и остановитесь на том, которое больше понравится. Суть в том, чтобы начать использовать kanban, а не стопориться на использовании максимально красивой доски.

Мое мнение такое: для мозгового штурма или проработки кейсов в оффлайне хорошо работает обычная доска со стикерами. Но для повседневной работы само собой нужно использовать облачное решение типа Jira, Kanbantool, Trello и прочее. В них вся команда может добавлять комментарии к задачам, двигать их по столбцам и многое другое.

Нюансы/мыли

Если говорить об интернет продуктах, то kanban работает, помогает и улучшает, но есть ряд опасений или же нюансов, которые необходимо учитывать.

Скорее всего введение лимитов WIP на столбец может немного напугать управленческий состав проекта. Ведь как определить сколько разработчик или, например тестировщик могут параллельно решать задач? А вдруг мы введем ограничения и они будут попросту прохлаждаться?

Понимаете, если человек не загружен на все сто, это не есть плохо. Он может обучаться и анализировать проделанную работу, находить недочеты и исправлять их, да пусть даже и отдыхать. Плюс, можно помочь товарищам с других частей процесса (столбцов), подробнее далее.

Как утверждают гуру kanaban, система идеально работает в кросс-функциональных командах. Ну что-то вроде того, если тебе нечего делать, иди помоги товарищу по цеху. Правда, чтобы сколотить себе команду, где разработчики могут быть тестировщиками и наоборот, а архитектор системы поможет дизайнеру, нужно будет выложить немалые деньги, да и стоит ли?

Конечно, прекрасно, когда участники команды учатся у друг друга и в случае чего могут где-то помочь. Но, чтобы такое условие соблюдалось, необходимо иметь небольшие команды, которые желательно сидят где-то рядом и постоянно общаются. На больших проектах тяжело воспроизвести такой обмен опыта.

Поэтому, я больше склоняюсь к оттачиванию своего скила, если уж выдалась спокойная минута. Посмотри, что сделал, подумай, как можно улучшить, почитай полезные статьи. Человек, это живой организм, а не шестеренка в конвеере.

Итого

Мы разобрали методологию kanban и теперь, надеюсь, вы понимаете как ее применить в своем проекте. Попробуйте разделить свои процессы на основные этапы и оптимизировать систему с учетом полученных знаний.

Алексей А.