Привет от обезьяны: тайм менеджмент

Чем отличается человек от обезьяны? Тем, что она (обезьяна) живет в его голове и мешает управлять своим временем. Тайм менеджмент сегодня обсудим.

Давно уже не писал статей на тему саморазвития, да и честно говоря, не попадалось ничего стоящего, чем бы хотелось поделиться. Но вот оно, бинго! Полезная книга, которая затронула фибры души и выплеснулась на страницы этого блога.

“Джедайские техники” Максима Дорофеева, книга про то, как мы расходуем свои ресурсы мозга или мыслетопливо (как называет их автор) на совершенно незначимые вещи. В материале представлены практические методики и подходы, которые позволяют обуздать свой тайм менеджмент и направить его в нужное русло.

Тайм менеджмент: лень, а надо

Дабы погрузить вас в необходимость управления своим временем, приведу простой пример: ночь, улица, фонарь…вам необходимо купить молоко (почему бы и нет). Для этого нужно одеться, выйти из дома, пройти метров 200 и купить это чертово молоко. Но вот досада…пришло сообщение в соц.сетях, вы погрузились в приложение и забыли про заветную покупку.

Прошел еще часок, башмаки уже надеты, в руках ключи, а плеер забыли. Разделись, вернулись к плееру, на телефон упало сообщение в мессенджере и так далее. По итогу, молоко появилось у вас в холодильнике только через пару часов .

Вроде бы покупка стояла в ваших планах, вроде бы все должно быть четко, но… А что если речь о работе и широком спектре задач? Что если от ваших решений зависит финансовый результат компании? Тут уж без тайм менеджмента не обойтись.

Как устроена память

Наша память, это удивительная штука. Она состоит из двух частей: рабочая память и длительная память. Каждая из них обладает своими особенностями.

В рабочей памяти происходит обработка информации. Далее часть данных, если необходимо, передается уже в длительную память, где складируется и хранится. Данные же, которые не передаются, очень быстро стираются. Поэтому, если вы заняты делом и вам прилетает устно задача за задачей, а вы также устно отвечаете “Не проблема!”, ничего не записывая, то скорее всего что-то упустите. Тайм менеджмент учит тому, как не упускать важное, но о нем немного позже, нужно еще познакомиться с обезьяной.

Что происходит в голове

Автор книги говорит о том, что в нашей голове живут две сущности: обезьяна и рациональный человек. Обезьяна любит сиюминутные наслаждения, суету и валяние дурака, отсюда наша неспособность порой собраться и взяться за дело. Рациональный человек взвешивает решения, обдумывает варианты, анализирует прошлое и будущее.

Большую часть времени за штурвалом нашей головы находится обезьяна. Она веселиться, лазает по соц.сетям, суетиться и живет счастливой обезьяньей жизнью. Когда приходит задача в пятницу, которую откладывали на потом, а сдать ее нужно в понедельник, обезьяна испаряется и бежит что есть мочи, наступает паника. В этот момент появляется рациональная составляющая и пытается все “разрулить” за выходные. С горем пополам это получается, а после, снова возвращается макака.

Когда приходят крупные/сложные задачи, возникает внутреннее неприятие, это и есть проявление обезьяны. Вы до последнего откладываете решение “неприятных” трудных задач в угоду мелким и простым. Про прокрастинацию, валяние дурака и всякого рода безделье написано много книг, основное решение, это расстановка задач по приоритетам и тайм менеджмент. Используйте коктейль джедайских техник, чтобы постичь магию управления собственной головой.

Почта, это прошлый век, подписывайтесь на наш telegram канал!

Коктейль “Джедайских” техник

На любую мозговую активность тратится топливо. Обезьяна любит его, как бананы, поглощает в огромных кол-вах и практически не оставляет ни капельки рациональному человечку. Чтобы ваше конг-фу тайм менеджмента начало работать, используйте ряд рекомендаций.

В любой непонятной ситуации – думай

Вам не нужно превращаться в древнего мыслителя, как только пришла задача, попробуйте немного остановить бешеный поток в голове и подумать.

Расставьте приоритеты в своем списке задач. Подумайте над решением, погуглите, спросите совета у опытных людей, но ни в коем случае не спешите бросаться на амбразуру со своими решениями.

Есть золотое правило: если мысль истинно твоя, то переспи с ней. На утро, если она тебя не покинула, значит она твоя.

Экономьте мыслетопливо

Как мы уже выяснили, на любые операции, связанные с обработкой задач, уходит мыслетопливо и время. При одинаковом времени один человек может сделать гораздо больше другого. Все упирается в расход и запасы мысленного ресурса, который мы просто “разбазариваем” и первоочередная задача, это научиться его экономить, но как?

Чтобы перераспределить расход ценного ресурса, используйте практики и рекомендации, которые будут изложены далее.

Регулярно восстанавливайтесь

Все банально и просто, если вы плохо спите, много нервничаете и ведете нездоровый образ жизни, то и ваша эффективность будет соответствующей. Здесь нет универсального рецепта, отдыхайте от своих гаджетов, выключайте бесконечные напоминалки, если это возможно и постарайтесь восстанавливаться.

Кстати, внутренний мотиватор “заставлю себя пойти в фитнес клуб…” или еще что-то сделать, также расходует мыслетопливо. Хорошая новость в том, что “заставлялку” можно натренировать, это как мышца. Вчера заставить себя было труднее, чем через пару дней. Тренируйтесь себя заставлять и “заставлять” станет частью привычки.

Случай по-поводу восстановления. Одно время играл 3 раза в неделю в футбол, работал и еще на фитнес 2 раза захаживал. Через какое-то время иммунитет кончился, начал болеть, на работе проседал по задачам. Потом пересмотрел нагрузку и все наладилось. Ваша задача, определить оптимальный для себя режим.

Разгружайте рабочую память

Тайм менеджмент, это не только про время, но и про разгрузку своих мозгов от ненужного. Как мы выяснили выше, рабочая память, это главный приемник для информации. И ваша задача его разгрузить.

Список задач, покупок и прочего тяжело держать в голове, да и зачем? Есть разные способы разгрузить рабочую память, давайте их рассмотрим.

Спусковые крючки

• Сядьте в спокойном тихом месте, где вы сможете хотя бы десять минут побыть в тишине (лучше, если это место будет далеко от компьютера и смартфона).
• Положите перед собой белый лист бумаги – туда вы будете записывать все возникающее в голове.
• Возьмите список спусковых крючков и начинайте неспешно и вдумчиво читать пункт за пунктом.
• Если тот или иной спусковой крючок сработает, напомнив вам о потенциально забытом деле, запишите это дело на листке и продолжайте читать список дальше.
• Когда список спусковых крючков закончится, оставайтесь на месте в течение трех-пяти минут. В этот момент из вашего сознания может всплыть что-то еще.

Созерцание точки

• Выберите точку на стене или бумаге и сосредоточьте на ней взгляд.
• Каждый раз, когда взгляд соскакивает с точки, пишите на листок ту мысль, которая отвлекла вас.
• Не старайтесь постоянно контролировать взгляд, наоборот, чем больше мыслей вы выпишите, тем лучше.
• Таким образом, вы научитесь следить за своими мыслями, а заодно и разгрузите рабочую память.

Чистите свои входящие

Когда ваши почтовые ящики полны, а на экране смартфона висит n-ое количество непрочитанных сообщений, ни о каком тайм менеджменте не может идти и речи.

Еще ко входящим можно отнести любые площадки, каналы и приложения, которые могут вас отвлекать. Ваш стол завален бумагами, разберите их. В браузере открыто миллион вкладок, почистите. Все эти значки, иконки и прочее отвлекает ваше внимание. Пересмотрите их значение и оставьте только необходимые для конкретной задачи, над которой работаете. В противном случае вы так и будете отвлекаться на все подряд, а мыслетопливо утечет в трубу.

Чтобы было легче “переварить” свои входящие, используйте следующую схему.

Входящие состоят из нескольких блоков: проекты, задачи, встречи и информация. Тайм менеджмент здесь заключается именно в разборе и распределении ваших входящих. Используйте схему выше и разложите наконец-то по полочкам то, что свалено у вас в голове. Используйте лист бумаги с карандашом или же папку на своем компьютере.

Правильно формулируйте задачи

• Используйте повелительное наклонение, ответ на вопрос “Что нужно сделать?”: сделать отчет по конкурентам, купить молоко.
• Можно включать последовательность действий в задачу: позвонить Коле, попросить, чтобы прислал отчет и зашел его обсудить.
• Задача должна быть емкая и четкая: позвонить соседу, спросить где газонокосилка.

Куда вносить задачи

Самое “вкусное” в тайм менеджменте, это всевозможные сервисы для управления задачами, их масса. Самые популярные, это Microsoft Outlook и Google Календарь. Я пользуюсь вторым и доволен как слон.

Поручать задачи другому

Часто задачи необходимо поручать другим людям, но как известно, есть ответственные ребята, а есть не очень. Дадим рекомендации, как ставить задачу вторым:

• Письменно в электронной почте (чтобы не затерялось).
• Ставим себе задачу “напомнить”, желательно в 2 этапа: первый раз, где-нибудь в середине срока выполнения и второй, за день/два до назначенной даты выполнения.
• Не психовать, если задача не выполняется. и срываются сроки без вашего напоминания.

Все люди разные, для одних тайм менеджмент, это образ жизни, для других, “что-то из-за бугра”. Наша задача, научиться работать и с теми и с теми, поэтому берегите свои нервы и старайтесь находить подход к каждому.

Что делать с проектами

Разбить на мелкие задачи и начать с ближайшей. Записать ее в свой список задач. Выполнить. Приступить к следующей. Все просто!

Используйте внешние хранилища информации

Чтобы разгрузить свою голову и высвободить мыслетопливо используйте внешние хранилища информации.

Что туда должно входить:

• список задач
• список проектов
• календарь
• справочную информацию

Мы уже упоминали различные софтины и сервисы для управления задачами. Нет строгих правил касательно того, какие решения вы выберете для себя, лишь бы они вам помогали. Облачные системы, которые сегодня существуют, вполне себе могут закрывать все необходимые задачи. Бесплатный Google Диск, аналог Яндекса или mail, подходят.

Регулярный обзор системы

Вот вы “переварили” свои входящие, разложили все по полочкам, сформировали список задач и проектов, а что дальше делать? Необходимо проводить периодический обзор системы. Нельзя один раз все привести в порядок, а потом забить на все и жить так, как жил до этого. Тайм менеджмент, это про образ жизни, про стиль, если хотите.

Еженедельный обзор

• Проверяем все источники входящих (почта, мессенджеры, блокноты, записи).
• Пересматриваем список задач: все ли задачи все еще необходимо выполнить?
• Анализируем существующие проекты, проверяем статус и задач в них.
• Запланированы ли задачи, которые нужно сделать на текущей неделе?
• Посмотрите календарь на 2-3 недели вперед, нужно ли что-то изменить в списке на текущей неделе?

Два года назад, я работал в одном онлайн проекте, у меня был руководитель, который привил мне страсть к недельному планированию. Раз в неделю (по понедельникам) мы встречались на небольшой летучке, где каждый рассказывал о своих планах на неделю. На следующей неделе мы уже рассказывали, какие из задач были выполнены, какие планируются, а какие все еще висят в списке и почему. Очень полезный опыт, ты смотришь на себя в разрезе недели и управляешь собственным ресурсом.

Вот пример таблички, как у нас это выглядело: таблица. Можно брать себе за основу.

Время на выполнение еженедельного обзора: до 20 минут.

Ежедневный обзор

Аналогично еженедельному, только вы просматриваете список задач, проектов на текущий день.

Время на выполнение: до 10 минут.

Спонтанный обзор

Если у вас выдалась минутка на прокрастинацию или валяние дурака, а внутри обезьяна никак не хочет успокаиваться, посмотрите на свой список задач.

Покопайтесь в нем немного, может что-то уже потеряло свою актуальность? Может какую-то задачу можно решить проще? А есть что-то что поможет ускорить решение? Или часть задач вполне возможно объединить друг с другом и сэкономить ресурсы?

Старайтесь меньше переключатся

Когда вы переключаетесь от задачи к задаче, от мысли к мысли и так далее, то теряете свое мыслетопливо. Причем интересно, что такой режим работы приучает вас к коротким мыслительным нагрузкам. То есть, вы не можете просто сесть и подумать над задачей даже 5-10 минут. Сознание уже настолько привыкает к суете, что в любой момент времени может перепрыгнуть на другую задачу.

Испробовано на себе. Если в процессе трудового дня идет постоянное переключение между задачами, то к концу становишься как выжатый лимон. Оглядываешься назад, смотришь, что по факту сделал за прошедший день и понимаешь, что это была лишь суета ради суеты. Реально выполненных задач может и не быть, зато, сколько движений, да еще и устал под вечер.

Что делать:

• Отключить лишние оповещения.
• Закрыть ненужные вкладки в браузере.
• Выключить приложения соц.сетей.

“Нет, мы не изверги, чтобы так над собой издеваться!”, – скажете вы. Но ведь никто и не просит отказаться от радостей полностью. Просто, когда их в изобилии, то это и не радости вовсе, а так, данность. Выделите несколько периодов времени на фан в течение дня (по 15 минут 2-3 раза в день) и попробуйте так пожить хотя бы 3-5 дней. Мало того вы почувствуете прилив сил на рабочие задачи, так еще и начнете ценить этот “мини отпуск” в разрезе дня.

Думай и еще раз думай

Человек отличается от животных тем, что способен к самосознанию. Мы понимаем, кто мы и можем анализировать себя. Начните управлять обезьяной в своей голове и выпускайте ее тогда, когда это действительно нужно. Тайм менеджмент позволяет экономить мыслительный ресурс, а практики из этой статьи помогут отточить технику.

Алексей А.

В данный обзор вошли далеко не все рекомендации, поэтому очень советую прочитать книгу Максима Дорофеева “Джедайские техники” полностью. В ней изложено подробное описание всех методик, которые помогут прокачать вас.

---

Читайте также:

• Про решения
• 7 навыков высокоэффективных людей #1

---

Волшебная реклама Samsung, где хозяин пытается поднять настроение своему коту. Мощь.